Sådan registrerer du service uden et værkstedssystem

Denne guide er til værksteder, der ikke har et garage management-system, eller som bruger et system, der ikke er blandt de integrerede. I kan stadig få servicen registreret, og I skal ikke lære et nyt program at kende.

Løsningen heder Easy Upload, og den arbejder på den mail, I i forvejen sender til kunden.

Det skal være på plads først

• En Digital Servicebook-konto til værkstedet.
• En BCC-adresse og en virksomhedsnøgle, som I får fra os ved tilmeldingen. Nøglen bruges til at verificere, at fakturaen faktisk kommer fra jer.
• At det maildomæne, I sender fakturaer fra, er registreret under jeres Easy Upload-konfiguration. Det kan I selv gøre, se afsnittet herunder.
• Noget at sende fakturaer fra. Det kan være et ERP-system, et regnskabsprogram eller en almindelig mailklient. Kan det sætte en BCC på, kan det bruges.

Registrér jeres maildomæne selv

I retter det selv under Easy Upload-konfigurationen i appen. Dér angiver I det domæne, I sender fakturaer fra, skrevet som *@domæne.dk. Er domænet ikke registreret, bliver fakturaen ikke accepteret, uanset at BCC-adressen er sat rigtigt.

Sender I fra flere domæner, skal de alle registreres. Og skifter I maildomæne eller mailleverandør senere, skal opsætningen opdateres samme sted. Ellers stopper registreringerne stille, uden at nogen får en fejl at reagere på.

Sådan gør I

1. Lav fakturaen, som I altid gør.
2. Sæt vores BCC-adresse på, når I sender den til kunden.
3. Send den. Det er alt.

Der er ingen brugerflade at logge ind på og ingen felter at udfylde. Sender I i forvejen fakturaen elektronisk til kunden, er arbejdet allerede gjort.

Vi læser fakturaen med OCR

Når mailen kommer ind, læses fakturaen med OCR, og indholdet bliver grundlaget for registreringen: hvilken bil det er, hvad der blev lavet, og hvornår. Det er derfor, servicen ikke skal tastes ind et andet sted bagefter.

To ting skal stå på fakturaen

OCR kan kun læse det, der faktisk står på fakturaen, og to oplysninger er afgørende:

• Stelnummeret, altså bilens VIN. Det er stelnummeret, servicen bliver knyttet til, og det er derfor det, OCR skal kunne finde på fakturaen. Et registreringsnummer er ikke nok, blandt andet fordi nummerplader skifter, mens stelnummeret ikke gør.
• Kilometerstand, som er det, der bruges til at se, om serviceintervallerne er overholdt.

Står de allerede på jeres fakturaer, skal I ikke ændre noget. Gør de ikke, er det værd at få dem ind i fakturaskabelonen én gang for alle, frem for at huske dem fra sag til sag.

Sæt BCC'en fast

De fleste faktureringssystemer kan sætte en fast BCC på alle udgående fakturaer. Er den sat op dér, skal ingen huske den, og så er hver service registreret uden at nogen gør noget aktivt.

I kan altid registrere direkte hos os

Easy Upload er en genvej og ikke en forudsætning. Servicen kan altid oprettes direkte i Digital Servicebook via hjemmesiden eller appen. Løsningen findes udelukkende for at gøre processen nemmere for jer, så I ikke skal taste det samme to steder.

Bagefter

Servicen ligger på køretøjet i Digital Servicebook, hvor bilejeren kan se den.

Skal servicen også uploades til OE-platformene, sættes det op i Digital Servicebook med tjenesten OE Upload.

Oplever I problemer med at få det til at virke, eller mangler I BCC-adressen, så kontakt os.