Digital servicebog for hele bilflåden

Flådestyring handler også om at kunne dokumentere vedligeholdet

En bilflåde, uanset om den hører til en virksomhed eller en kommune, bliver typisk styret på det, der er nemt at måle: hvem kører hvilken bil, hvad kører den på, og hvornår udløber aftalen. Vedligeholdet er sværere, fordi det ikke sker centralt. Det sker på et værksted, en tilfældig tirsdag, og dokumentationen bliver liggende dér, hvor arbejdet blev udført: i værkstedets eget system, på én bilfabrikants portal, eller som en faktura i en indbakke.

Det er det hul, en digital servicebog lukker. Servicen registreres, hvor arbejdet udføres, og registreringen hører til køretøjet i stedet for til værkstedet, portalen eller den medarbejder, der kørte bilen den dag.

Hvad I kan se i dag

For hvert køretøj kan I se den registrerede historik, hvornår bilen sidst var til service, og hvornår den skal igen. Det er den del, en fleet manager bruger dagligt: ikke en rapport, der skal bestilles, men et overblik der er en konsekvens af, at værkstederne registrerer arbejdet.

Fordi registreringerne kommer fra værkstedet og ikke fra jer, holder overblikket sig selv opdateret, også når flåden er spredt over flere værksteder, flere bilmærker og flere lande.

Hvorfor et regneark ikke holder

Et regneark er opdateret, så længe nogen husker at opdatere det. Ved 20 biler kan det gå. Ved 200 falder det fra hinanden, og det gør det stille, så I opdager det først den dag en bil skal tilbageleveres eller sælges.

Når værkstedet registrerer servicen i sit eget system, er der ingen indberetning at glemme. Overblikket bliver en konsekvens af arbejdet frem for en opgave oven i det.

Hvad fabriksgarantien faktisk kræver

Mange flåder bliver på mærkeværkstedet, fordi de er i tvivl om garantien. Kravet er, at servicen udføres efter fabrikantens forskrifter og dokumenteres korrekt. Ikke at den udføres et bestemt sted. Det har været EU-lov siden 2010.

Forudsætningen er, at dokumentationen findes, når den bliver efterspurgt. Med registreret service pr. køretøj kan den fremvises bil for bil, også flere år og flere værksteder senere. For en flåde er det forskellen mellem at kunne vælge værksted frit og at betale for en sikkerhed, man i forvejen har.

Hvad der sker ved leasingretur

Ved tilbagelevering vurderes bilen blandt andet på, om vedligeholdet er fulgt. Kan det ikke dokumenteres, står jeres ord mod leasingselskabets vurdering, og den diskussion koster penge. Er servicen registreret med dato og kilometerstand, bliver det et opslag i stedet for en forhandling.

Det samme gælder, når en firmabil sælges videre. Dokumenteret vedligehold er det, der begrunder prisen, frem for at gøre den til forhandling.

Hvorfor historikken skal ligge på bilen

Flåder skifter værksted, leverandør og til tider land. Ligger historikken hos det enkelte værksted, brydes kæden hver gang. Ligger den på køretøjet, følger den bilen gennem hele dens liv i flåden og videre til den næste ejer.

Det er også derfor, oplysningerne samles på tværs af værksteder og fabrikantportaler frem for i ét system. En flåde er sjældent samlet hos én leverandør eller ét bilmærke, og historikken skal kunne tåle, at den ikke er.