Hur man registrerar tjänst utan verkstadssystem

Denna guide är för garage som inte har ett garagehanteringssystem eller som använder ett system som inte är integrerat. Du kan fortfarande registrera tjänsten och behöver inte lära dig om ett nytt program.

Lösningen heter Easy Upload, och den fungerar på det mejl du redan skickar till kunden.

Den måste vara på plats först

• Ett digitalt servicebok-konto för workshopen.
• En BCC-adress och en företagsnyckel, som du får från oss när du registrerar dig. Nyckeln används för att verifiera att fakturan faktiskt kommer från dig.
• Att e-postdomänen du skickar fakturor från är registrerad under din Easy Upload-konfiguration. Du kan göra detta själv, se avsnittet nedan.
• Något att skicka fakturor från. Det kan vara ett ERP-system, ett bokföringsprogram eller en vanlig postklient. Om det kan sätta på en BCC kan det användas.

Registrera din e-postdomän själv

Du kan korrigera det själv under Easy Upload-konfigurationen i appen. Där anger du domänen du skickar fakturor från, skrivet som *@dom æ ne.dk. Om domänen inte är registrerad accepteras inte fakturan, oavsett om BCC-adressen är korrekt inställd.

Om du skickar från flera domäner måste de alla vara registrerade. Och om du byter e-postdomän eller e-postleverantör senare måste installationen uppdateras på samma ställe. Annars kommer registreringarna att upphöra tyst utan att någon får ett felmeddelande att reagera på.

Hur man gör det

1. Gör fakturan som du alltid gör.
2. Ange vår BCC-adress när du skickar den till kunden.
3. Skicka den. Det är allt.

Det finns inget användargränssnitt att logga in i och inga fält att fylla i. Om du redan skickar fakturan elektroniskt till kunden är arbetet redan gjort.

Vi läste fakturan med OCR

När mejlet kommer läses fakturan med OCR, och innehållet blir grunden för registreringen: vilken bil det är, vad som gjordes och när. Det är därför tjänsten inte behöver läggas in någon annanstans efteråt.

Två saker måste stå på fakturan

OCR kan bara läsa det som faktiskt står på fakturan, och två uppgifter är avgörande:

• Chassinumret, dvs. bilens VIN. Det är chassitnumret som tjänsten är kopplad till, och det är därför vad OCR måste kunna hitta på fakturan. Ett registreringsnummer räcker inte, delvis eftersom registreringsskyltar ändras, medan chassinummer inte gör det.
• Mätaravläsning, vilket är vad som används för att se om serviceintervallen har uppfyllts.

Om de redan finns på dina fakturor behöver du inte ändra något. Om de inte finns det är det värt att få in dem i fakturamallen en gång för alla, istället för att komma ihåg dem från fall till fall.

Bifoga BCC

De flesta faktureringssystem kan sätta en fast BCC på alla utgående fakturor. Om det är inställt där behöver ingen komma ihåg det, och sedan registreras varje tjänst utan att någon gör något aktivt.

Du kan alltid registrera dig direkt hos oss

Easy Upload är en genväg och inte ett krav. Tjänsten kan alltid skapas direkt i Digital Servicebook via webbplatsen eller appen. Lösningen finns enbart för att göra processen enklare för dig, så att du inte behöver skriva samma sak på två ställen.

Efteråt

Tjänsten finns på fordonet i Digital Servicebook, där bilägaren kan se den.

Om tjänsten också ska laddas upp till OE-plattformarna är den uppställd i Digital Servicebook tillsammans med OE Upload-tjänsten.

Om du har problem med att få det att fungera, eller om du saknar BCC-adressen, vänligen kontakta oss.