Wie man den Dienst ohne Werkstattsystem registriert

Dieser Leitfaden richtet sich an Garagen, die kein Garagenverwaltungssystem haben oder ein System verwenden, das nicht zu den integrierten gehört. Sie können den Service weiterhin registrieren lassen, ohne sich über ein neues Programm informieren zu müssen.

Die Lösung heißt Easy Upload und funktioniert auf der E-Mail, die Sie bereits an den Kunden senden.

Es muss zuerst an Ort und Stelle sein

• Ein digitales Servicebook-Konto für den Workshop.
• Eine BCC-Adresse und ein Firmenschlüssel, den Sie bei der Registrierung von uns erhalten. Der Schlüssel wird verwendet, um zu überprüfen, ob die Rechnung tatsächlich von Ihnen stammt.
• Dass die E-Mail-Domain, von der Sie Rechnungen senden, unter Ihrer Easy Upload-Konfiguration registriert ist. Das können Sie selbst tun, siehe den Abschnitt unten.
• Etwas, von dem man Rechnungen verschicken kann. Es kann ein ERP-System, ein Buchhaltungsprogramm oder ein normaler Mail-Client sein. Wenn es einen BCC anbringen kann, kann es genutzt werden.

Registrieren Sie Ihre E-Mail-Domain selbst

Sie können es selbst während der Easy Upload-Konfiguration in der App korrigieren. Dort geben Sie die Domain an, von der Sie Rechnungen senden, geschrieben als *@dom æ ne.dk. Wenn die Domain nicht registriert ist, wird die Rechnung nicht akzeptiert, unabhängig davon, ob die BCC-Adresse korrekt eingestellt ist oder nicht.

Wenn Sie von mehreren Domains senden, müssen alle registriert sein. Und wenn Sie später die E-Mail-Domain oder den E-Mail-Anbieter wechseln, muss die Einrichtung an derselben Stelle aktualisiert werden. Andernfalls werden die Registrierungen stillschweigend eingestellt, ohne dass jemand eine Fehlermeldung bekommt.

Wie man das macht

1. Erstellen Sie die Rechnung wie immer.
2. Geben Sie unsere BCC-Adresse an, wenn Sie es an den Kunden senden.
3. Schick es. Das ist alles.

Es gibt keine Benutzeroberfläche zum Einloggen und keine Felder zum Ausfüllen. Wenn Sie die Rechnung bereits elektronisch an den Kunden senden, ist die Arbeit bereits erledigt.

Wir haben die Rechnung mit OCR gelesen

Wenn die E-Mail eintrifft, wird die Rechnung mit OCR gelesen, und der Inhalt bildet die Grundlage für die Zulassung: welches Auto es ist, was gemacht wurde und wann. Deshalb muss der Service nicht später irgendwo anders eingetragen werden.

Zwei Dinge müssen auf der Rechnung stehen

OCR kann nur das lesen, was tatsächlich auf der Rechnung steht, und zwei Informationen sind entscheidend:

• Die Fahrgestellnummer, also die Fahrgestellnummer des Fahrzeugs. Sie ist die Fahrgestellnummer, mit der der Service verknüpft ist, und daher muss OCR auf der Rechnung finden können. Eine Kennzeichen reicht nicht aus, teilweise weil sich Nummernschilder ändern, während Fahrgestellnummern dies nicht tun.
• Kilometerzähler, der verwendet wird, um zu prüfen, ob die Serviceintervalle eingehalten wurden.

Wenn sie bereits auf deinen Rechnungen stehen, musst du nichts ändern. Wenn nicht, lohnt es sich, sie endgültig in die Rechnungsvorlage aufzunehmen, anstatt sie sich von Fall zu Fall zu merken.

Fügen Sie das BCC an

Die meisten Rechnungssysteme können auf allen ausgehenden Rechnungen eine feste BCC festlegen. Wenn sie dort eingerichtet ist, muss sich niemand daran erinnern, und dann wird jeder Service registriert, ohne dass jemand etwas Aktives tut.

Sie können sich jederzeit direkt bei uns anmelden

Easy Upload ist eine Abkürzung und keine Voraussetzung. Der Service kann jederzeit direkt über die Website oder App im Digital Servicebook erstellt werden. Die Lösung dient ausschließlich dazu, den Prozess für Sie zu erleichtern, sodass Sie nicht dasselbe an zwei Stellen eingeben müssen.

Danach

Der Service befindet sich am Fahrzeug im Digital Servicebook, wo der Fahrzeugbesitzer ihn einsehen kann.

Wenn der Dienst auch auf die OE-Plattformen hochgeladen werden soll, wird er im Digital Servicebook zusammen mit dem OE Upload-Dienst eingerichtet.

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, es zum Laufen zu bringen, oder wenn Ihnen die BCC-Adresse fehlt, kontaktieren Sie uns bitte.