Hvordan registrere tjenesten uten verkstedsystem

Denne guiden er for garasjer som ikke har et garasjestyringssystem eller som bruker et system som ikke er blant de integrerte. Du kan fortsatt få tjenesten registrert, og du trenger ikke å lære om et nytt program.

Løsningen heter Easy Upload, og den fungerer på e-posten du allerede sender til kunden.

Den må være på plass først

• En Digital Servicebook-konto for workshopen.
• En BCC-adresse og en firmanøkkel, som du vil motta fra oss når du registrerer deg. Nøkkelen brukes til å verifisere at fakturaen faktisk kommer fra deg.
• At e-postdomenet du sender fakturaer fra er registrert under din Easy Upload-konfigurasjon. Du kan gjøre dette selv, se avsnittet nedenfor.
• Noe å sende fakturaer fra. Det kan være et ERP-system, et regnskapsprogram eller en vanlig postklient. Hvis det kan sette på en BCC, kan det brukes.

Registrer e-postdomenet ditt selv

Du kan rette det selv under Easy Upload-konfigurasjonen i appen. Der spesifiserer du domenet du sender fakturaer fra, skrevet som *@dom æ ne.dk. Hvis domenet ikke er registrert, vil fakturaen ikke bli akseptert, uansett om BCC-adressen er satt riktig.

Hvis du sender fra flere domener, må alle være registrert. Og hvis du bytter e-postdomene eller e-postleverandør senere, må oppsettet oppdateres på samme sted. Ellers vil registreringene stoppe stille uten at noen får en feil å reagere på.

Hvordan gjøre det

1. Lag fakturaen som du alltid gjør.
2. Oppgi vår BCC-adresse når du sender den til kunden.
3. Send den. Det er alt.

Det finnes ikke noe brukergrensesnitt å logge inn i og ingen felt å fylle ut. Hvis du allerede sender fakturaen elektronisk til kunden, er arbeidet allerede gjort.

Vi leste fakturaen med OCR

Når e-posten ankommer, leses fakturaen med OCR, og innholdet blir grunnlaget for registreringen: hvilken bil det er, hva som ble gjort, og når. Derfor trenger ikke tjenesten å registreres et annet sted etterpå.

To ting må stå på fakturaen

OCR kan bare lese det som faktisk står på fakturaen, og to opplysninger er avgjørende:

• Chassisnummeret, altså bilens VIN. Det er chassisnummeret tjenesten er knyttet til, og det er derfor det OCR må kunne finne på fakturaen. Et registreringsnummer er ikke tilstrekkelig, delvis fordi nummerplater endres, mens chassisnumre ikke gjør det.
• Kilometertelleravlesningen, som brukes for å se om serviceintervallene er overholdt.

Hvis de allerede står på fakturaene dine, trenger du ikke endre noe. Hvis ikke, er det verdt å få dem inn i fakturamalen en gang for alle, i stedet for å huske dem fra sak til sak.

Legg ved BCC-en

De fleste faktureringssystemer kan sette en fast BCC på alle utgående fakturaer. Hvis det er satt opp der, trenger ingen å huske det, og så registreres hver tjeneste uten at noen gjør noe aktivt.

Du kan alltid registrere deg direkte hos oss

Easy Upload er en snarvei og ikke en forutsetning. Tjenesten kan alltid opprettes direkte i Digital Servicebook via nettsiden eller appen. Løsningen finnes kun for å gjøre prosessen enklere for deg, slik at du ikke trenger å skrive det samme to steder.

Etterpå

Tjenesten er plassert på kjøretøyet i Digital Servicebook, hvor bileieren kan se den.

Hvis tjenesten også skal lastes opp til OE-plattformene, er den satt opp i Digital Servicebook sammen med OE Opplastingstjenesten.

Hvis du opplever problemer med å få det til å fungere, eller hvis du mangler BCC-adressen, vennligst kontakt oss.