Digital servicebok for hele bilparken

Flåtestyring handler også om å kunne dokumentere vedlikehold

En bilpark, uavhengig av om den tilhører et selskap eller en kommune, styres vanligvis ut fra det som er lett å måle: hvem som kjører hvilken bil, hva den kjører, og når avtalen utløper. Vedlikehold er vanskeligere fordi det ikke foregår sentralt. Det skjer i et verksted, på en tilfeldig tirsdag, og dokumentasjonen forblir der arbeidet ble utført: i verkstedets eget system, på en bilprodusents portal, eller som en faktura i en innboks.

Dette er gapet som en digital servicebok lukker. Tjenesten registreres der arbeidet utføres, og registreringen tilhører kjøretøyet i stedet for verkstedet, portalen eller den ansatte som kjørte bilen den dagen.

Det du kan se i dag

For hvert kjøretøy kan du se den registrerte historikken, når bilen sist ble vedlikeholdt, og når den må byttes. Dette er delen en flåteleder bruker daglig: ikke en rapport som skal bestilles, men en oversikt som er en konsekvens av at verkstedene har registrert arbeidet.

Siden registreringene kommer fra verkstedet og ikke fra deg, holder oversikten seg oppdatert, selv når flåten er spredt over flere verksteder, flere bilmerker og flere land.

Hvorfor et regneark ikke holder

Et regneark er oppdatert så lenge noen husker å oppdatere det. Ved 20 biler kan det fungere. Ved 200 faller det fra hverandre, og det skjer stille, så du oppdager det bare på dagen en bil skal returneres eller selges.

Når verkstedet registrerer tjenesten i sitt eget system, er det ingen rapportering å glemme. Oversikten blir en konsekvens av arbeidet snarere enn en oppgave i tillegg.

Hva fabrikkgarantien faktisk krever

Mange flåter blir værende på merkeverkstedet fordi de er usikre på garantien. Kravet er at servicen utføres i henhold til produsentens regler og dokumenteres korrekt. Ikke at den utføres på et bestemt sted. Dette har vært EU-lovgivning siden 2010.

Forutsetningen er at dokumentasjonen er tilgjengelig når den bespørres. Med registrert service per kjøretøy kan den presenteres bil for bil, selv flere år og flere verksteder senere. For en flåte er det forskjellen mellom å kunne velge verksted fritt og å betale for en sikkerhet du allerede har.

Hva skjer ved en leieretur

Når bilen returneres, vurderes bilen blant annet på om vedlikeholdet er fulgt. Hvis det ikke kan dokumenteres, er ditt ord mot leasingselskapets vurdering, og den diskusjonen koster penger. Hvis tjenesten er registrert med dato og kjørelengde, vil det være et varsel i stedet for en forhandling.

Det samme gjelder når en firmabil selges videre. Dokumentert vedlikehold er det som rettferdiggjør prisen, i stedet for å gjøre den forhandlingsbar.

Hvorfor historien bør være på bilen

Flåter bytter verksted, leverandør og noen ganger land. Hvis historien er med det enkelte verkstedet, brytes kjeden hver gang. Hvis den er på kjøretøyet, følger den bilen gjennom hele flåtens levetid og videre til neste eier.

Dette er også grunnen til at informasjonen samles på tvers av verksteder og produsentportaler i stedet for i ett system. En flåte samles sjelden hos én leverandør eller ett bilmerke, og historikken må kunne tåle at den ikke er det.