Digital servicebok för hela bilflottan

Flotthantering handlar också om att kunna dokumentera underhåll

En bilflotta, oavsett om den tillhör ett företag eller en kommun, hanteras vanligtvis utifrån det som är lätt att mäta: vem som kör vilken bil, vad den kör och när avtalet löper ut. Underhållet är svårare eftersom det inte sker centralt. Det sker i en verkstad, en slumpmässig tisdag, och dokumentationen finns kvar där arbetet utfördes: i verkstadens eget system, på en biltillverkares portal eller som en faktura i en inkorg.

Detta är det gap som en digital servicebok täpper till. Tjänsten registreras där arbetet utförs, och registreringen tillhör fordonet istället för verkstaden, portalen eller den anställde som körde bilen den dagen.

Vad du kan se idag

För varje fordon kan du se den registrerade historiken, när bilen senast servades och när den behöver bytas ut. Detta är den del som en flottchef använder dagligen: inte en rapport som ska beställas, utan en översikt som är en följd av att verkstäderna dokumenterat arbetet.

Eftersom registreringarna kommer från verkstaden och inte från dig, håller sig översikten uppdaterad, även när flottan är utspridd över flera verkstäder, flera bilmärken och flera länder.

Varför ett kalkylblad inte håller

Ett kalkylblad är uppdaterat så länge någon kommer ihåg att uppdatera det. Vid 20 bilar kan det fungera. Vid 200 faller det isär, och det gör det tyst, så du upptäcker det först den dag en bil ska returneras eller säljas.

När verkstaden registrerar tjänsten i sitt eget system finns det ingen rapportering att glömma. Översikten blir en konsekvens av arbetet snarare än en uppgift ovanpå det.

Vad fabriksgarantin faktiskt kräver

Många flottor stannar på märkets verkstad eftersom de är osäkra på garantin. Kravet är att servicen utförs enligt tillverkarens regler och dokumenteras korrekt. Inte för att den utförs på en specifik plats. Detta har varit EU-lag sedan 2010.

Kravet är att dokumentationen finns tillgänglig när den begärs. Med registrerad service per fordon kan den presenteras bil för bil, även flera år och flera verkstäder senare. För en flotta är det skillnaden mellan att kunna välja verkstad fritt och att betala för en säkerhet man redan har.

Vad händer vid en återlämnande av hyresavtalet

När bilen lämnas tillbaka bedöms bilen, bland annat, på om underhållet har följts. Om det inte kan dokumenteras är ditt ord emot leasingbolagets bedömning, och den diskussionen kostar pengar. Om tjänsten registreras med datum och körsträcka blir det en notis istället för en förhandling.

Samma sak gäller när en företagsbil säljs vidare. Dokumenterat underhåll är det som motiverar priset, snarare än att göra det förhandlingsbart.

Varför historien borde finnas på bilen

Flottor byter verkstad, leverantör och ibland länder. Om historien är med den enskilda verkstaden bryts kedjan varje gång. Om den sitter på fordonet följer den bilen genom hela dess liv i flottan och vidare till nästa ägare.

Det är också därför informationen samlas in över verkstäder och tillverkares portaler istället för i ett enda system. En fordonsflotta samlas sällan hos en leverantör eller ett bilmärke, och historiken måste klara av att den inte är det.